La stampa economica ha tempo fa ripreso uno studio che rivela che un middle manager in Italia trascorre quasi sedici anni in riunioni durante una carriera professionale di quarant'anni.

Che mancanza di produttività!

Molti incontri servono come scusa per la mancanza di creatività o l'indecisione dei loro iniziatori che immaginano così di poter beneficiare della terapia di gruppo. La mancanza di preparazione e la vaghezza sono poi la regola. Lasciamo questi incontri senza una direzione chiara e con l'impressione di aver perso tempo.

Alcuni incontri consentono ai team di andare avanti, ma devono seguire regole specifiche:

1. Quando si tratta di comunicazioni rapide o di uno scambio quotidiano, mantieni le tue riunioni in piedi. Ciò eviterà estensioni non necessarie.
    
2. Quando si convoca una riunione, la convocazione conterrà un ordine del giorno (uno o più argomenti), un orario di inizio e un orario di chiusura finale.
    
3. Inizia le tue riunioni in tempo. Questo per quanto riguarda i ritardatari.
    
4. Terminate le vostre riunioni in tempo o anche prima, se gli argomenti sono esauriti. Presiedere o guidare una riunione è una delle tecniche che un leader aziendale deve padroneggiare. Sta a lui orientare i dibattiti sull'ordine del giorno e sull'obiettivo; sta a lui abbreviare le digressioni. E, se non hai coperto l'intera agenda, finisci comunque in tempo. Continuerai più tardi.
    
5. Non chiudere una riunione senza aver riassunto e riformulato gli accordi presi e ricordare precisamente chi è stato responsabile di cosa.
    
6. Fai un rapporto entro 24 ore per tutti i partecipanti e utilizza questo rapporto per registrare i compiti distribuiti ai tuoi collaboratori nei tuoi fogli di follow-up della loro azione.

Perché le riunioni devono essere gestite rigorosamente? Perché sei tu quello che paga per le ore trascorse lì.